Archivos

Si su empresa invierte demasiado tiempo buscando la información de su archivo, quizá sea porque no tiene un sistema de gestión documental (SGD) que permita ubicar los documentos rápidamente o que paralelamente a este proceso el documento sea digitalizado cuando llegue a la organización y se integre a su SGD, el cual pueda ser consultado desde la intranet. Igualmente al crear o potenciar su SGD cumple con las normas del Archivo General de la Nación AGN y con su Sistema de Gestión de Calidad SGC.

Le enumeramos algunos estados en los cuales se puede encontrar su organización de acuerdo al volumen documental:

Lo primero que debe tener en cuenta es conocer la magnitud del problema, para ello usted debe medir el tamaño de los archivos de su empresa. Si su producción documental es pequeña, probablemente usted sólo necesite una capacitación en archivos dirigida a todos los empleados de su empresa, especialmente a aquellos involucrados directamente en el manejo de los documentos;

Si su producción es grande, usted necesitará, además, organizar toda la documentación actual y probablemente implementar un software de gestión documental o procesos de digitalización de documentos que le permita tener un estricto control de los documentos que maneja su empresa. Si su empresa es de carácter público, está obligada a aplicar tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD). Si su empresa es de carácter privado usted no está obligado, pero si quiere mejorar la eficiencia de su organización, deberá implementar estos instrumentos, pues constituyen un punto de referencia fundamental para poder eliminar documentos sin ningún tipo de valor administrativo, legal, fiscal o contable.

Si usted quiere organizar su archivo y mejorar la eficiencia de su entidad, no dude en contactarnos vía telefónica [57+1 2157994], correo electrónico [info@biteca.com] o directamente en el formulario de contacto y un equipo de archivistas expertos lo visitara, el cual le brindara el apoyo que su organización necesita.