Si su empresa invierte demasiado tiempo buscando documentos, quizá sea porque no existe un sistema de gestión documental (SGD) que permita ubicar los documentos rápidamente. Encuentre aquí algunas pasos a seguir que le permitirán realizar un manejo eficaz de la información de su empresa.

Lo primero que debe tener en cuenta es conocer la magnitud del problema, para ello usted debe medir el tamaño de los archivos de su empresa. Si su producción documental es pequeña, probablemente usted sólo necesite una capacitación en archivos dirigida a todos los empleados de su empresa, especialmente a aquellos involucrados directamente en el manejo de los documentos; si su producción es grande, usted necesitará, además, organizar toda la documentación actual y probablemente implementar un software de gestión documental o procesos de digitalización de documentos que le permita tener un estricto control de los documentos que maneja su empresa.

Si su empresa es de carácter público, está obligada a aplicar tablas de retención documental (TRD)y tablas de valoración documental (TVD). Si su empresa es de carácter privado usted no está obligado, pero si quiere mejorar la eficiencia de su organización, debería implementar estos instrumentos, pues constituyen un punto de referencia fundamental para poder eliminar documentos sin ningún tipo de valor administrativo, legal, fiscal o contable.

Si usted quiere organizar su archivo y mejorar la eficiencia de su entidad, no dude en contactarnos, que con gusto un equipo de archivistas expertos lo asesorará en todo el proyecto y hará el trabajo por usted, cuando sea necesario.